ИНСТРУКЦИЯ по экспертизе ценности и созданию архивных копий информационных ресурсов и порядке их передачи на государственное хранение
УТВЕРЖДЕНА
Агентсвом «Узархив» при Кабинете Министров Республики Узбекистан
«___»_______________ г.
N
СОГЛАСОВАНА
Узбекским агентством связи и информатизации
«___»_______________ г.
N
ИНСТРУКЦИЯ
по экспертизе ценности и созданию архивных копий информационных ресурсов и порядке их передачи на государственное хранение
Преамбула
I. Общие положения
II. Классификация информационных ресурсов
III. Экспертиза ценности информационных ресурсов
IV. Порядок создания архивных копий информационных ресурсов
V. Порядок передачи архивных копий на государственное хранение
VI.Ответственность государственных архивов за обеспечение защиты и использование информационных ресурсов
VII.Заключительное положение
Настоящая Инструкция разработана в соответствии со статьями 7, 8, 10, 19 Закона Республики Узбекистан «Об информатизации» от 11 декабря 2003 года № 560-II (Ведомости Олий Мажлиса Республики Узбекистан, 2004 г., № 1-5, ст.10), пунктом 1 постановления Кабинета Министров Республики Узбекистан от 22 ноября 2005 года № 256 «О совершенствовании нормативно-правовой базы в сфере информатизации» (СП РУз, 2005 г., № 47-48, ст. 355), пунктом 2 Плана работ Координационного Совета по развитию компьютеризации и информационно-коммуникационных технологий на 2006 г. (Кабинет Министров, 18 января 2006 г., № 08-12-3).
Глава I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1. Настоящая Инструкция регламентирует порядок проведения экспертизы ценности и создания архивных копий информационных ресурсов, а также их передачи на хранение в государственные архивы республики.
2. В Инструкции использованы следующие основные термины и определения:
архивная копия информационного ресурса – представляет собой электронный документ (далее - ЭД), который является точной копией информационного ресурса на фиксированный момент времени, или формируется по содержанию информационного ресурса в формате архивного содержания.
информационный ресурс – информация, банк данных, база данных в электронной форме в составе информационной системы.
Национальный архивный фонд Республики Узбекистан (НАФ РУз)- исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов независимо от места и времени создания, вида носителя и формы собственности, отражающих материальную и духовную жизнь народов, проживавших и проживающих на территории Узбекистана, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Республики Узбекистан и подлежащих постоянному хранению.
экспертно-проверочная комиссия (ЭПК) – комиссия создается при центральных государственных архивах РУз и территориальных управлениях по архивному делу Республики Каракалпакстан, областей и города Ташкента для рассмотрения научно-методических и практических вопросов экспертизы ценности документов и комплектования ими государственных и ведомственных архивов, организации документов в делопроизводстве, а также для осуществления организационно-методического руководства деятельностью центральных экспертных комиссий и экспертных комиссий организаций.
центральная экспертная комиссия (ЦЭК) – комиссия при центральном аппарате республиканского органа управления, которая создается в соответствии с «Типовым положением о постоянно действующей Центральной экспертной комиссии министерства, государственного комитета, ведомства, объединения юридических лиц» (утверждено приказом Узглавархива от 11.02.2000 г. № 4 и зарегистрировано Минюстом РУз 21.02.2000 г. № 898).
экспертная комиссия (ЭК) – комиссия при организации, которая создается в соответствии с «Типовым положением о постоянно действующей экспертной комиссии (ЭК) предприятия, учреждения, организации независимо от формы собственности» (утверждено приказом Узглавархива от 11.02.2000 г. № 4 и зарегистрировано в Минюсте РУз 21.02.2000 г. № 897).
депозитарное хранение – хранение в государственном архиве в условиях, определяемых соглашением (договором) между собственником архивных копий информационных ресурсов и государственным архивом, с сохранением за собственником права собственности на информационные ресурсы.
информационная система – организационно упорядоченная совокупность информационных ресурсов, информационных технологий и средств, позволяющая осуществлять сбор, хранение, поиск, обработку и пользование информацией. Информация в информационных ресурсах может быть представлена в текстовой, графической, видео- и мультимедийной (комбинация текстовых, графических, звуковых и видео форматов) формах.
информационная технология – совокупность методов, устройств, способов и процессов, используемых для сбора, хранения, обработки и распространения информации.
3. Действие Инструкции распространяется на государственные органы власти и управления, объединения, предприятия, организации, учреждения (далее – организации), документы которых отнесены к Национальному архивному фонду Республики Узбекистан в соответствии с Положением о нем, утвержденным постановлением Кабинета Министров Республики Узбекистан от 30 октября 1999 г. № 482.
4. На основании Инструкции каждая организация разрабатывает свою внутриведомственную инструкцию по экспертизе ценности и созданию архивных копий информационных ресурсов и порядке их передачи на государственное хранение, в которой подробно описывает процедуру создания, порядок и условия передачи архивных копий на государственное хранение. Инструкция утверждается руководителем организации и согласовывается с экспертно-проверочной комиссией соответствующего центрального государственного архива РУз, территориального управления по архивному делу Республики Каракалпакстан, области, г.Ташкента.
5. На согласование в ЭПК представляется также график передачи архивных копий в архив электронных документов. График создается или дополняется при вводе в эксплуатацию информационной технологии, поддерживающей новый информационный ресурс.
Глава II. КЛАССИФИКАЦИЯ ИНФОРМАЦИОННЫХ РЕСУРСОВ6. Информационные ресурсы классифицируются по типам технологий используемых при их создании и срокам хранения.
7. При классификации по типам технологий используемых при их создании к информационным ресурсам относятся:
а) Базы и банки данных, которые делятся, в свою очередь, на:
государственные кадастры;
государственные регистры;
государственные реестры;
базы данных учетно-статистического характера;
научно-исследовательские базы данных;
базы данных нормативной, справочной и библиографической информации и
т.п.
б) Интернет-публикации, включая:
правительственные сайты;
сайты органов государственного управления и власти;
образовательные и научные сайты;
сайты средств массовой информации;
сайты по электронному платежу;
сайты электронных библиотек и т.п.
8. По срокам хранения информационные ресурсы делятся на:
а) информационные ресурсы постоянного срока хранения, подлежащие передаче на государственное хранение в соответствующий государственный архив;
б) информационные ресурсы постоянного срока хранения в организации, не подлежащие передаче в государственный архив;
в) информационные ресурсы временного срока хранения.
9. К информационным ресурсам постоянного срока хранения, подлежащие передаче на государственное хранение относятся:
а) базовые государственные информационные ресурсы;
б) официальные базы и банки данных учетно-статистического характера и нормативной информации;
в) научно-исследовательские базы данных;
г) Интернет-публикации государственных органов власти и управления;
д) отдельные сайты научно-исследовательских и образовательных учреждений, средств массовой информации и др. (по решению ЦЭК и/или ЭК организации).
10. К информационным ресурсам постоянного срока в организации относятся:
а) официальные базы и банки данных организаций, которым в соответствии с Положением о Национальном архивном фонде Республики Узбекистан, утвержденным постановлением Кабинета Министров от 30 октября 1999 г. № 482, предоставлено право хранить документы постоянно (кадастры, регистры, а также базы данных нормативной, справочно-методической и библиографической информации);
б) Интернет-публикации, не подлежащие передаче в государственные архивы, но имеющие постоянную ценность для организации.
11. К информационным ресурсам временного срока хранения относятся информационные базы данных прикладного и вспомогательного характера, которые хранятся в организации до истечения срока надобности и могут уничтожаться по решению центральной экспертной комиссии или экспертной комиссии организации.
Глава III. ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ИНФОРМАЦИОННЫХ РЕСУРСОВ
12. Информация в информационных ресурсах, подтвержденная электронной цифровой подписью, является электронным документом и имеет одинаковую юридическую силу с документом на бумажном носителе.
Информационные ресурсы имеющие историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение относятся к НАФ РУз и должны храниться постоянно (бессрочно).
13. Для отбора информационных ресурсов постоянного срока хранения проводится экспертиза ценности, которая осуществляется ЦЭК или ЭК организации.
Экспертная комиссия организации проводит экспертизу ценности информационных ресурсов на этапе их создания (проектирования), как составную часть процесса экспертизы ценности ЭД, которые подлежат передаче на государственное хранение.
14. Экспертиза ценности информационных ресурсов проводится с целью:
а) определить сроки хранения информационных ресурсов;
б) выделить среди информационных ресурсов те, которые относятся к категории постоянного срока хранения;
в) установить, представляет ли информация, удаляемая из информационных ресурсов в процессе их обновления, практическую и/или научно-историческую ценность;
г) обеспечить сохранность удаляемой информации, имеющей практическую и/или научно-историческую ценность.
15. Экспертная комиссия проводит отбор информационных ресурсов, архивные копии которых подлежат передаче на государственное хранение, на основании следующих критериев:
а) степень новизны;
б) уникальность информации, ее социальная значимость;
в) коммерческая ценность и историческое значение;
16. Результаты экспертизы ценности отражаются в «Перечне тем, проектов, ЭД которых подлежат передаче на государственное хранение».
17. По решению экспертной комиссии организации создается архивная копия, которая может представлять собой:
а) полную копию содержания информационного ресурса;
б) копию содержания удаляемой информации;
в) копию прежнего и нового значения (содержания) изменяемых записей (файлов).
18. Решения, оговоренные в пунктах «б» и «в» п.17 принимаются, как правило, в тех случаях, когда объем информационного ресурса велик, а вносимые изменения незначительны, несоизмеримы с полным объемом данных. В таких случаях первая по времени создания архивная копия обязательно должна представлять собой полную копию содержания информационного ресурса.
Глава IV. ПОРЯДОК СОЗДАНИЯ АРХИВНЫХ КОПИЙ ИНФОРМАЦИОННЫХ РЕСУРСОВ
19. Архивные копии информационных ресурсов создаются при подготовке их к передаче на государственное хранение или при внесении в информационные ресурсы постоянного срока хранения изменений, приводящих к удалению прежней информации.
Создание архивной копии не требуется в случаях, когда вносимые изменения (дополнения) не приводят к удалению или изменению уже имеющихся данных, или если удаляемая информация по результатам экспертизы ценности признана не имеющей практической и/или научно-исторической ценности.
20. В качестве носителей архивных копий информационных ресурсов следует использовать магнитооптические диски или другие электронные носители информации, позволяющие надежное и долгосрочное хранение информации (флэш-памяти, съемные диски и др.).
21. При создании архивных копий информационных ресурсов организации должны обеспечить:
достоверность и полноту предоставляемой информации;
информационно-технологическую совместимость информационных ресурсов.
22. Ответственным за создание и достоверность архивных копий должно быть назначено лицо, ответственное за внесение изменений в информационный ресурс. Это оговаривается в ведомственной инструкции, согласованной с ЭПК соответствующего центрального государственного архива, территориального управления по архивному делу Республики Каракалпакстан, области и г.Ташкента.
23. Каждая архивная копия представляет собой отдельный ЭД, оформленный и удостоверенный в соответствии с общими требованиями. В наименовании ЭД должно быть указано, архивной копией какого информационного ресурса он является. В случаях, оговоренных в пунктах «б» и «в» п.17 реквизиты ЭД должны однозначно указывать место изменяемого фрагмента в общей структуре информационного ресурса.
24. Учет и хранение архивных копий до их передачи в архив осуществляются в соответствии с общими требованиями к учету и хранению ЭД в организации.
Глава V. ПОРЯДОК ПЕРЕДАЧИ АРХИВНЫХ КОПИЙ НА ГОСУДАРСТВЕННОЕ ХРАНЕНИЕ
25. Архивные копии информационных ресурсов вместе с программными средствами, использующихся для создания данного ресурса, программным обеспечением и открытым ключом электронной цифровой подписи для электронных документов передаются в государственный архив по описи, утвержденной ЭПК соответствующего центрального государственного архива, территориального управления по архивному делу Республики Каракалпакстан, области, города Ташкента.
26. Передача архивных копий информационных ресурсов на государственное хранение осуществляется на основе утвержденного графика по истечении сроков временного хранения документов НАФ РУз в организациях, установленных в Положении о Национальном архивном фонде Республики Узбекистан, утвержденном постановлением Кабинета Министров РУз от 30 октября 1999 г. № 482.
Глава VI. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ГОСУДАРСТВЕННЫХ АРХИВОВ ЗА ОБЕСПЕЧЕНИЕ ЗАЩИТЫ И ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ИНФОРМАЦИОННЫХ РЕСУРСОВ
27. Меры по обеспечению защиты документированного информационного ресурса определяются организацией, сдающей его в государственный архив.
Защиту безопасности информационного ресурса при приеме на государственное хранение обеспечивает соответствующий государственный архив с помощью программно-аппаратных средств и организационных мер:
а) выявление и предотвращение угроз информационной безопасности;
б) обеспечение целостности данных при передаче информационного ресурса, формировании архива, его хранении и использовании;
в) защиту от несанкционированного доступа, внесения дополнений и изменений в информационные ресурсы;
г) обеспечение системы резервирования и восстановления данных архива.
28. Информационные ресурсы общего пользования (базы данных юридических и физических лиц, по нормативно-правовым актам, по природным ресурсам, по веб-сайтам государственных органов и другим) предоставляются государственными архивами всем государственным органам, юридическим и физическим лицам в пределах предоставленных им полномочий.
Обеспечение доступа к специальным государственным информационным ресурсам (ведомств, органов территориального управления и власти, государственных юридических и физических лиц, содержащие госсекреты и конфиденциальную информацию) осуществляется государственными архивами по согласованию с органами, ответственными за их формирование, использование и поддержку.
29. Организации, передавшие информационные ресурсы в государственный архив, не утрачивают своих прав на ее использование.
30. Государственные архивы, принявшие на государственное хранение информационные ресурсы несут ответственность за:
а) нарушение правил работы с информацией, использование, совершение противоправных действий при осуществлении информационного обмена;
б) распространение сведений, содержащих информацию о персональных данных физических лиц;
в) обеспечение защиты информационных ресурсов;
г) хищение, утрату, искажение, блокировку и подделку информации в информационных ресурсах;
д) нарушение законодательства по авторским правам и интеллектуальной собственности;
могут нести и другую ответственность в соответствии с законодательством.
Глава VII. ЗАКЛЮЧИТЕЛЬНОЕ ПОЛОЖЕНИЕ
31. Настоящая Инструкция согласована с Узбекским агентством связи и информатизации.
Опубликовано : 2006-12-21 17:12:00
